Passer au bulletin de salaire électronique permet aux PME de faciliter la vie de leur service RH et d’apporter de nouveaux services appréciés à leurs salariés.
Un contexte légal favorable à la dématérialisation des bulletins de paie
Doté d’un statut juridique officiel depuis 2009, le bulletin de salaire électronique accélère son adoption depuis l’entrée en vigueur en 2017 de la loi El Kohmri. Cette loi autorise en effet l’entreprise à généraliser le bulletin de paie dématérialisé sans avoir à obtenir au préalable l’accord des collaborateurs.
L’employeur peut désormais procéder à la remise du bulletin de salaire sous forme électronique, sauf opposition du salarié. Et ce dans des conditions de nature à garantir l'intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au CPA.
Un cadre juridique strict pour la mise en place du bulletin de salaire électronique
Le bulletin de paie est par nature un document sensible et contenant des données personnelles, qui doit donc être protégé. Le législateur a donc prévu des mesures strictes d’encadrement.
En particulier, le code du travail n’autorise que trois méthodes pour remettre un bulletin de paie à un salarié :
- l’envoi par courrier postal
- la remise en main propre par une personne habilitée RH
- le dépôt du bulletin de salaire signé électroniquement dans le coffre-fort du salarié
A noter par exemple que l’envoi de bulletin sous format pdf par simple courriel n’est pas autorisé officiellement. De même, il faut éviter de déposer les feuilles de paie au format papier dans des banettes accessibles à tous.
Zeendoc apporte une solution conforme à la loi
Zeendoc garantit l’intégrité, la disponibilité, la confidentialité et l’accessibilité des bulletins de salaire électroniques :
- le bulletin est versé automatiquement dans le coffre-fort personnel sécurisé du salarié accessible à tout instant,
- les bulletins de salaire remis aux salariés par voie électronique sont préalablement signés électroniquement afin d’en garantir l’intégrité,
- le salarié dispose d’un exemplaire électronique lui permettant de faire valoir ses droits à long terme, avec un archivage à valeur probante garanti sur 50 ans minimum.
Dans le cas particulier ou le salarié quitte l’entreprise, son coffre-fort personnel reste ouvert et accessible, et ce même si l’entreprise arrête son abonnement à Zeendoc. La mise en place de la solution de bulletin de salaire électronique avec Zeendoc inclut en effet un accès pour 50 ans minimum à un coffre fort personnel, garanti pas la Caisse des Dépôts et Consignations et donc par l’Etat.
> Zeendoc m’intéresse et je souhaite être rappelé
Le bulletin de salaire électronique représente un gain financier pour l’entreprise
La généralisation du bulletin de salaire électronique se traduit pour les entreprises par des économies financières avec la suppression des coûts d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement.
Des salariés favorables aux bulletins de salaire numériques
Comme l’indique cet article de GPOMag, les salariés sont demandeurs d’une telle solution et prêts à faire confiance à la feuille de paie dématérialisée
En mettant en place le bulletin de paie dématérialisé, vous soignez votre image et vous améliorez l’expérience de vos collaborateurs. Chaque salarié dispose de son propre coffre fort électronique chez un tiers de confiance archiveur. Il peut y retrouver tous ses bulletins de paie, mais aussi y déposer ses anciens bulletins.
Zeendoc simplifie la vie des services RH
En supprimant des tâches chronophages, la mise en place du bulletin de salaire électronique soulage votre service Ressources Humaines.
Qui plus est, Zeendoc ne se contente pas d’offrir une solution légale et simple pour la mise en place des bulletins de salaire électroniques. C’est aussi une solution complète et évolutive de dématérialisation de la fonction RH.
> Zeendoc m’intéresse et je souhaite être rappelé
Revendeur certifié Platinium de Zeendoc, le Groupe FBI vous accompagne dans vos projets de dématérialisation
Vous avez un projet de dématérialisation et/ou vous souhaitez en savoir plus sur la solution Zeendoc ? Le Groupe FBI saura vous proposer une solution adaptée à votre besoin métier. Accrédité du plus haut degré de certification Zeendoc, le Groupe FBI est votre partenaire de confiance pour vos projets de dématérialisation.
