SenDOC permet une transition naturelle vers la dématérialisation des factures clients sans changer vos habitudes de travail, en sélectionnant automatiquement le mode d'envoi approprié
Le cadre légal de la dématérialisation des factures clients
Le cadre législatif de la facturation évolue rapidement : la facturation électronique a déjà été imposée pour les factures à destination du secteur public (via le portail Chorus Pro) et sera étendue à toute entreprise à partir de 2024.
Comme tout document à valeur légale, la facture client est soumise à une obligation de conservation : la durée légale de conservation des factures clients est fixée à 10 ans.
Selon la loi en vigueur en France, il existe trois modes de dématérialisation des factures clients :
1. Facture papier ou PDF
Dans ce cas, la piste d’audit est obligatoire : il convient d’établir le lien entre la facture et la livraison de marchandises ou la prestation de services qui en est le fondement.
Une solution GED comme Zeendoc permet de répondre aisément à cette pratique, en créant automatiquement un lien entre vos documents présents dans votre armoire Zeendoc.
2. Facture PDF signée par un certificat électronique RGS**
Ce certificat RGS (Référentiel Général de Sécurité) remplace alors la piste d’audit.
Après avoir été signée électroniquement; la facture client alors peut être envoyée numériquement et doit être conservée 10 ans dans un espace d’archivage à valeur probante.
3. EDI (Echange de Données Informatisées)
Message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant un traitement informatique et automatique.
Un exemple typique de ce processus en est le dépôt en mode EDI sur le portail Chorus Pro pour la facturation des entités publiques françaises.
La dématérialisation des factures clients en toute confiance avec SenDOC
SenDOC vous apporte une solution complète pour répondre aux exigences légales de la facturation électronique sans brusquer vos clients.
- Envoi postal dématérialisé pour les clients souhaitant continuant à recevoir leurs factures sous format papier
- Envoi numérique des factures signées RGS** et conservation 10 ans dans un coffre fort numérique pour archivage à valeur probante
- Dépôt sur le portail Chorus Pro en mode EDI pour vos clients su secteur public
> SenDOC m’intéresse et je souhaite être rappelé
SenDOC inclut deux domaines de conservation distincts : un pour l’émetteur des factures, et un autre pour le récepteur (votre client) :
1. Un portail client pour le récepteur de vos factures clients
Avec SenDOC vous proposez à vos clients d’adhérer à dématérialisation des factures.
Le client régulier reçoit en effet une invitation à se créer un identifiant pour accéder à son portail client où il retrouvera l’historique de ses factures.
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2. Votre portail de suivi de tous les documents envoyés via SenDOC
En tant que client de SenDOC, vous avez accès à un portail de suivi de tous les documents envoyés via la plateforme pendant un an : facturation électronique (factures électroniques ou envois postaux dématérialisés), dépôts sur Chorus Pro, courriers postaux externalisés, mais aussi bulletins de salaire et recommandés.
Vous pouvez notamment afficher les statuts des factures transmises (y compris les statuts Chorus Pro) et visualiser les documents envoyés.
SenDOC est une solution modulaire pour couvrir tous les besoins d’envoi de documents
La dématérialisation des factures clients est est un des modules de la solution SenDOC, qui peut gérer tous vos flux de documents sortants : courriers simples ou recommandés, factures, bulletins de salaire, campagnes marketing courrier, mail ou SMS.
SenDOC est une solution éditée et hébergée en France
La solution SenDOC est éditée par la société française SENDOC SAS, membre du Groupe FBI
L’offre SenDOC a été développée en partenariat avec un centre éditique d’envergure nationale, filiale du Crédit Agricole et troisième opérateur national sur le traitement des envois de documents.
Ce partenariat apporte entre autres un système d’archivage électronique certifié NF Z42-013.
